Digitale Rechnungsverarbeitung: Rechnungen automatisiert erfassen, freigeben und bezahlen
- Elektro- und Installationstechnik
- 26 Mitarbeiter
- Salzburg
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AUSGANGSLAGE
Manuelle Rechnungsprüfung, Excel-Verwaltung und händische Zahlungsabwicklung
Das Unternehmen ist im Bereich Elektro- und Installationstechnik tätig und verarbeitet monatlich eine hohe Anzahl an Eingangs- und Ausgangsrechnungen. Vor Projektbeginn wurde der gesamte Rechnungslauf über mehrere voneinander getrennte Systeme und manuelle Zwischenschritte abgewickelt.
Eingangsrechnungen trafen überwiegend per E-Mail ein und wurden von einem Mitarbeiter manuell heruntergeladen und auf dem Firmenshare in einer Ordnerstruktur abgelegt: „Ungeprüft”, „Geprüft” und „Bezahlt”. Die fachliche Prüfung erfolgte durch den jeweils zuständigen Projektleiter, der die Rechnung per E-Mail erhielt und nach Freigabe manuell in den nächsten Ordner verschob. Sämtliche Rechnungsdaten wurden anschließend händisch in eine Excel-Tabelle übertragen, auf deren Basis die Zahlungen einzeln im Online-Banking vorgemerkt und durchgeführt wurden.
Ausgangsrechnungen wurden im ERP erstellt, heruntergeladen und separat gesammelt. Auch hier erfolgte die Überwachung über eine eigene Excel-Tabelle, in der Zahlungseingänge manuell dokumentiert und offene Posten händisch nachverfolgt wurden. Vollständig bezahlte Rechnungen wurden in eine weitere Tabelle verschoben, die monatlich an den Steuerberater übermittelt wurde.
Zusätzlich mussten sämtliche Ein- und Ausgangsrechnungen monatlich manuell in das BMD-System des Steuerberaters hochgeladen werden. Der gesamte Prozess war geprägt von mehrfacher Datenerfassung, manuellen Übergaben und einem hohen Abstimmungsaufwand zwischen mehreren beteiligten Personen.
PROBLEM
Fehleranfällig, unübersichtlich und viel Abstimmungsaufwand
Der gesamte Rechnungsprozess war über mehrere Systeme, Ordner und Personen verteilt, ohne dass die einzelnen Schritte miteinander verbunden waren. Jeder einzelne Schritt erforderte manuelle Eingriffe: herunterladen, verschieben, prüfen, übertragen, überweisen, dokumentieren. Wer welche Rechnung gerade bearbeitete, in welchem Status sie sich befand und ob eine Zahlung bereits erfolgt war, ließ sich nur durch Nachfragen oder manuelles Durchsuchen von Ordnern und Excel-Dateien feststellen. Mit steigendem Rechnungsvolumen wuchs der Aufwand überproportional, und jeder zusätzliche Beteiligte erhöhte die Fehler- und Abstimmungsanfälligkeit des gesamten Prozesses.
Keine Übersicht über den Rechnungsstatus
Der aktuelle Stand einer Rechnung war nur durch manuelles Durchsuchen von Ordnern oder Excel-Dateien feststellbar. Eine Gesamtübersicht über offene, geprüfte oder bezahlte Rechnungen existierte nicht.
Mehrfache manuelle Datenerfassung
Rechnungsdaten wurden mehrfach händisch übertragen: aus der E-Mail in den Ordner, vom Ordner in Excel, von Excel ins Online-Banking und am Monatsende nochmals ins BMD-System. Jede Übertragung war eine potenzielle Fehlerquelle.
Freigaben ohne klare Struktur
Rechnungen wurden per E-Mail zur Prüfung weitergeleitet und nach Freigabe manuell in den nächsten Ordner verschoben. Wer wann freigegeben hat, war im Nachhinein schwer nachvollziehbar.
Zahlungsziele und offene Posten ohne Systemunterstützung
Zahlungsziele mussten manuell im Blick behalten werden. Ob eine Ausgangsrechnung bezahlt wurde, ließ sich nur durch händischen Abgleich mit Banktransaktionen feststellen. Mahnungen wurden manuell ausgelöst.
UNSERE LÖSUNG
Automatisierter Rechnungslauf mit Bankschnittstelle und BMD-Anbindung
Im Rahmen des Projekts wurde ein umfassendes Rechnungsmodul innerhalb der bestehenden Digitalisierungsplattform umgesetzt und direkt mit dem ERP-System, der Bankschnittstelle sowie dem BMD-System des Steuerberaters verbunden. Eingehende Rechnungen werden automatisch aus dem E-Mail-Postfach ausgelesen, mittels OCR erfasst und zur digitalen Freigabe bereitgestellt. Ausgangsrechnungen werden aus dem ERP übernommen und automatisch auf Zahlungseingang überwacht. Sämtliche Buchungsdaten und Belege werden automatisiert an das BMD-System übertragen. Der bisherige Prozess über Ordnerstrukturen, Excel-Tabellen und manuelles Online-Banking wurde damit vollständig abgelöst.
Automatisierte Erfassung eingehender Rechnungen
OCR-Erkennung und automatisches Auslesen aus dem E-Mail-Postfach
Eingehende Rechnungen werden automatisch aus dem definierten Postfach ausgelesen und in die Plattform übernommen. Mittels OCR werden relevante Daten wie Lieferant, Betrag, Rechnungsnummer und Zahlungsziel automatisch erkannt und gespeichert. Die manuelle Entgegennahme, das Herunterladen und die Ablage in Ordnerstrukturen entfallen vollständig.
Automatische Erfassung
OCR-Erkennung
E-Rechnungsverarbeitung
Digitale Freigabe mit klarer Zuständigkeit
Strukturierter Prüf- und Genehmigungsprozess
Jede Rechnung wird im Dashboard einer verantwortlichen Person zugewiesen, die automatisch benachrichtigt wird. Die Prüfung und Freigabe erfolgt direkt in der Plattform mit einem Klick. Wer wann freigegeben hat, ist revisionssicher dokumentiert und jederzeit nachvollziehbar. Das Verschieben von Dateien zwischen Ordnern und Freigaben per E-Mail entfällt.
Freigabeprozess
Benachrichtigungen
Revisionssichere Dokumentation
Automatisierte Zahlung über Bankschnittstelle
Direkte Anbindung ans Online-Banking
Nach Freigabe einer Eingangsrechnung wird die Zahlung automatisch über die Bankschnittstelle zum Zahlungsziel durchgeführt. Die manuelle Übertragung von Rechnungsdaten ins Online-Banking entfällt. Zahlungsziele werden systemseitig eingehalten und der gesamte Zahlungsprozess ist lückenlos dokumentiert.
Bankschnittstelle
Automatische Zahlung
Zahlungszielüberwachung
Automatische Überwachung von Ausgangsrechnungen
Abgleich mit Banktransaktionen und strukturierter Mahnprozess
Ausgangsrechnungen werden direkt aus dem ERP übernommen und in der Plattform überwacht. Nach Ablauf des Zahlungsziels werden Banktransaktionen automatisch abgeglichen. Erfolgt keine Zahlung, wird der Vorgesetzte benachrichtigt und kann per Knopfdruck eine Mahnung aus dem ERP generieren und versenden. Die manuelle Excel-Überwachung entfällt vollständig.
Offene-Posten-Überwachung
Mahnprozess
ERP-Synchronisation
Automatische Übertragung an das BMD-System
Direkte Anbindung an die Buchhaltung des Steuerberaters
Sämtliche Buchungsdaten und Rechnungsbelege werden automatisch an das BMD-System des Steuerberaters übertragen. Das monatliche manuelle Hochladen von Ein- und Ausgangsrechnungen entfällt. Der Steuerberater erhält die Daten zeitnah und in strukturierter Form, ohne zusätzlichen Aufwand im Backoffice.
BMD-Anbindung
Automatischer Belegversand
Steuerberater-Schnittstelle
Durch Schnittstellen verbunden mit:
ERP
ERP-System
Ausgangsrechnungen, Kunden und Stammdaten
BANK
Bankschnittstelle
Zahlungsausführung und Transaktionsabgleich
BMD
BMD-System
Buchungsdaten und Belege an Steuerberater
ERGEBNIS
Vollständig automatisierte Rechnungsverarbeitung mit Echtzeit-Übersicht
Eingangsrechnungen werden heute automatisch erfasst, digital freigegeben und über die Bankschnittstelle bezahlt. Ausgangsrechnungen werden automatisch auf Zahlungseingang überwacht, bei Überschreitung des Zahlungsziels wird der Mahnprozess strukturiert angestoßen. Sämtliche Buchungsdaten und Belege werden automatisiert an das BMD-System des Steuerberaters übertragen. Die Geschäftsführung hat jederzeit einen vollständigen Überblick über offene, freigegebene und bezahlte Rechnungen. Ordnerstrukturen, Excel-Tabellen und manuelles Online-Banking wurden vollständig abgelöst, und der gesamte Rechnungsprozess skaliert mit steigendem Volumen ohne zusätzlichen Personalaufwand.
~80%
weniger Aufwand in der
Rechnungsverarbeitung
100%
fehlerfreie Verarbeitung vom
Eingang bis zur Verbuchung
0
Excel-Tabellen im gesamten
Rechnungsprozess
Ähnliche Ausgangslage?
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