Leistungsnachweis digitalisieren: Baustellenleistungen mobil erfassen und automatisiert verarbeiten
- Elektro- und Installationstechnik
- 18 Mitarbeiter
- Oberösterreich
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- Oberösterreich
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AUSGANGSLAGE
Papierformulare, manuelles Abtippen und verspätete Abrechnung
Das Unternehmen ist im Bereich Elektro- und Installationstechnik tätig und wickelt regelmäßig Projekte auf verschiedenen Baustellen ab. Nach Abschluss der Arbeiten vor Ort wurde für jedes Projekt ein Leistungsnachweis erstellt, der die erbrachten Arbeitszeiten, verwendeten Materialien und durchgeführten Tätigkeiten dokumentierte.
Für diesen Nachweis wurde im Büro ein Papierformular vorbereitet und ausgedruckt. Der Mitarbeiter nahm das Formular mit auf die Baustelle und trug nach Abschluss der Arbeiten alle relevanten Daten handschriftlich ein: geleistete Arbeitszeit, verwendete Materialien, Kunde und Projekt. Der ausgefüllte Leistungsnachweis wurde dem Kunden vor Ort vorgelegt und von diesem unterschrieben.
Die unterschriebenen Formulare gaben die Mitarbeiter in unregelmäßigen Abständen im Büro ab. Dort wurden die Zettel eingescannt, in einem Kundenordner physisch und digital abgelegt und sämtliche Daten händisch in das ERP-System übertragen. Dieser Prozess war zeitverzögert und vollständig manuell. Es kam regelmäßig vor, dass Formulare verspätet abgegeben wurden und das Backoffice den Dokumenten nachlaufen musste.
Zusätzlich bestand ein hohes Fehlerrisiko: unleserliche Handschriften, unvollständige Einträge, falsch dokumentierte Materialien oder Übertragungsfehler beim Abtippen ins ERP. Sowohl auf der Baustelle als auch im Backoffice entstand ein doppelter Erfassungsaufwand, der regelmäßig zu Rückfragen, Korrekturen und Verzögerungen in der Abrechnung führte.
PROBLEM
Doppelte Erfassung, Übertragungsfehler und Verzögerungen
Zwischen der Baustelle und dem ERP-System lagen mehrere manuelle Zwischenschritte, die den Prozess langsam und fehleranfällig machten. Formulare wurden handschriftlich ausgefüllt, eingescannt, abgelegt und Zeile für Zeile ins ERP abgetippt. Jede dieser Übergaben war eine potenzielle Fehlerquelle. Die Formulare kamen häufig verspätet im Büro an, gingen vereinzelt verloren und verzögerten so die gesamte Weiterverarbeitung. Mit steigender Projektanzahl wuchs dieser Aufwand proportional mit.
Doppelte Datenerfassung
Jede Leistung wurde zweimal erfasst: einmal handschriftlich auf der Baustelle, einmal manuell im ERP-System. Das bedeutete doppelten Zeitaufwand für dieselbe Information.
Hohe Fehleranfälligkeit bei der Übertragung
Unleserliche Handschriften, unvollständige Einträge oder falsch dokumentierte Materialien führten regelmäßig zu Fehlern beim Abtippen. Korrekturen kosteten zusätzlich Zeit und Abstimmung.
Verzögerte Weiterverarbeitung und Abrechnung
Formulare wurden in unregelmäßigen Abständen im Büro abgegeben oder gingen verloren. Das Backoffice musste Dokumenten häufig nachlaufen, bevor die Daten überhaupt verarbeitet werden konnten.
Hoher Verwaltungsaufwand im Backoffice
Einscannen, Ablage, Zuordnung und manuelles Übertragen ins ERP banden regelmäßig Kapazitäten im Büro. Mit jedem zusätzlichen Projekt stieg dieser Aufwand weiter an.
UNSERE LÖSUNG
Digitaler Leistungsnachweis mit ERP-Anbindung
Im Rahmen des Projekts wurde ein integriertes Modul für digitale Leistungsnachweise innerhalb der bestehenden Digitalisierungsplattform umgesetzt. Der Mitarbeiter erfasst alle relevanten Daten direkt auf der Baustelle über ein Tablet: Arbeitszeiten, verwendete Materialien und durchgeführte Tätigkeiten. Materialien und Projekte werden automatisch aus dem ERP-System synchronisiert, Arbeitszeiten können optional aus dem Zeitbuchungsmodul übernommen werden. Nach Abschluss unterschreibt der Kunde digital, und die Daten werden automatisiert ins ERP übertragen, als PDF erstellt und direkt an den Kunden versendet. Der bisherige Papierprozess inklusive Scannen und Abtippen wurde damit vollständig abgelöst.
Strukturierte Erfassung direkt auf der Baustelle
Automatische Synchronisation von Materialien und Projekten aus dem ERP
Der Mitarbeiter öffnet auf dem Tablet ein strukturiertes Formular für das jeweilige Projekt. Materialien werden aus einer synchronisierten ERP-Liste ausgewählt statt handschriftlich notiert. Arbeitszeiten und Tätigkeiten werden direkt vor Ort eingetragen. Fehler durch unleserliche Handschrift oder falsche Materialbezeichnungen entfallen damit vollständig.
Tablet-Erfassung
ERP-Anbindung
Strukturiertes Formular
Digitale Kundenunterschrift vor Ort
Sofortige Bestätigung ohne Papier und Medienbruch
Nach Abschluss der Arbeiten wird eine Übersicht aller erfassten Daten generiert. Der Kunde unterschreibt direkt auf dem Tablet. Damit ist der Leistungsnachweis unmittelbar bestätigt und digital verfügbar, ohne dass ein Papierformular transportiert, eingescannt oder nachgereicht werden muss.
Digitale Signatur
Sofortige Bestätigung
Papierlose Dokumentation
Automatisierte Weiterverarbeitung und ERP-Übertragung
Direkte Synchronisation ohne manuelle Zwischenschritte
Nach der Kundenunterschrift werden alle Daten automatisch ins ERP-System übertragen. Gleichzeitig wird ein PDF-Dokument erstellt und direkt an den Kunden versendet. Das Backoffice wird benachrichtigt, muss aber keine Daten mehr manuell erfassen. Der bisherige Scan- und Abtipp-Prozess entfällt vollständig.
ERP-Übertragung
PDF-Erstellung
Kundenversand
Automatische Integration in andere Plattform-Module
Verknüpfung mit Arbeitsplanung und Projektdokumentation
Die erfassten Leistungsdaten fließen automatisch in weitere Module der Plattform ein. In der Arbeitsplanung wird geplante und tatsächliche Zeit abgeglichen, die Projekt- und Kundenhistorie aktualisiert sich selbstständig. Damit entsteht eine durchgängige Dokumentation über alle Projektschritte hinweg, ohne zusätzlichen Erfassungsaufwand.
Arbeitsplanung
Projekthistorie
Soll-Ist-Abgleich
Durch Schnittstellen verbunden mit:
ERP
ERP-System
Projekte, Materialien, Stammdaten
ZBM
Zeitbuchungsmodul
Arbeitszeiten und Projektbuchungen
APM
Arbeitsplanung
Soll-Ist-Abgleich und Projekthistorie
ERGEBNIS
Durchgängig digitaler Prozess von der Baustelle bis ins ERP
Leistungsnachweise werden heute direkt auf der Baustelle digital erfasst, vom Kunden vor Ort bestätigt und automatisch ins ERP-System übertragen. Das Backoffice muss keine Formulare mehr einscannen, keine Daten abtippen und keinen Dokumenten nachlaufen. Fehler durch unleserliche Handschrift oder falsche Materialangaben sind eliminiert, die Durchlaufzeit von der Baustelle bis zur Weiterverarbeitung hat sich von Tagen auf Minuten verkürzt. Der gesamte Ablauf ist nachvollziehbar dokumentiert, medienbruchfrei und skaliert mit jedem zusätzlichen Projekt ohne Mehraufwand im Büro.
~90%
weniger Aufwand
pro Leistungsnachweis
100%
automatische Weiterverarbeitung
und Übertragung ins ERP
0
Papierformulare im gesamten
Dokumentationsprozess
Ähnliche Ausgangslage?
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