Digitale Arbeits- und Projektplanung: Mitarbeiter und Einsätze automatisiert planen und steuern

Hinweis zur Anonymisierung: Wir nehmen den Schutz unserer Kunden und die Vertraulichkeit ihrer internen Abläufe sehr ernst. Aus diesem Grund sind alle unsere Case Studies anonymisiert. Wenn Sie sich ein direktes Bild machen möchten, stellen wir nach Absprache gerne den Kontakt zum Unternehmen her, damit Sie sich Feedback und konkrete Ergebnisse zum Projekt persönlich einholen können.

AUSGANGSLAGE

Manuelle Einsatzplanung mit Excel, Telefon und E-Mail

Das Unternehmen ist im Baunebengewerbe tätig und wickelt laufend mehrere Projekte und Baustellen parallel ab. Neben den eigenen Mitarbeitern kommen regelmäßig Subunternehmer zum Einsatz. Die Planung, wer wann auf welcher Baustelle arbeitet, war damit eine tägliche Kernaufgabe der Führungsebene.

Gesteuert wurde das über eine einzige, zentral geführte Excel-Datei. Dort waren Projekte, Mitarbeiterzuordnungen und Abwesenheiten manuell eingetragen. Bei jeder Änderung, sei es ein Krankenstand, eine Terminverschiebung oder ein neuer Auftrag, musste die Datei händisch überarbeitet und mit anderen Informationen abgeglichen werden. Auch potenzielle Projekte ohne fixe Zusage wurden in einem separaten Backlog gepflegt, das bei jeder Planungsänderung manuell gegengeprüft werden musste.

Die Mitarbeiter selbst hatten keinen Zugriff auf diese Planung. Wer auf welche Baustelle fährt und was dort zu tun ist, wurde kurzfristig mündlich oder per WhatsApp mitgeteilt. Subunternehmer erhielten ihre Informationen separat. Eine automatische Verknüpfung mit Urlaubsplänen, Krankenständen oder dem ERP-System war nicht vorhanden, jeder Abgleich erforderte zusätzlichen manuellen Aufwand.

Die gesamte Planung lag in der Verantwortung einer einzelnen Person. Das Wissen über Projektstände, Zuordnungen, Prioritäten und Abhängigkeiten existierte großteils nur im Kopf dieses Verantwortlichen und in der Excel-Datei. Bei Ausfall dieser Person stand der gesamte Planungsprozess still, weil es keine strukturierte Dokumentation und keine Vertretungslogik gab.

PROBLEM

Aufwendig, fehleranfällig und an eine Person gebunden

Die Einsatzplanung war vollständig manuell organisiert, ohne strukturierte Prozesse oder Automatisierung. Durch den gesamten Ablauf zog sich dasselbe Muster: manuell prüfen, manuell anpassen, manuell informieren. Jede Änderung, ob Krankenstand, Terminverschiebung oder neuer Auftrag, bedeutete denselben Aufwand von vorne. Je mehr Projekte parallel liefen und je mehr Mitarbeiter und Subunternehmer beteiligt waren, desto aufwendiger, fehleranfälliger und fragiler wurde der gesamte Prozess.

Hoher manueller Aufwand

Jede Planungsänderung erforderte händische Eingriffe in die Excel-Datei und einen manuellen Abgleich mit Abwesenheiten, laufenden Projekten und verfügbaren Personen. Das kostete regelmäßig Zeit, die an anderer Stelle fehlte.

Keine Übersicht für Mitarbeiter und Subunternehmer

Wer wann wo eingesetzt wird, erfuhren Mitarbeiter meist kurzfristig und ohne Kontext. Subunternehmer erhielten ihre Informationen separat. Eine gemeinsame, aktuelle Einsatzübersicht gab es nicht.

Planung an eine einzelne Person gebunden

Das gesamte Planungswissen lag bei einem Verantwortlichen. Projekte, Prioritäten und Zuordnungen waren weder zentral dokumentiert noch für andere zugänglich. Bei Ausfall stand die Planung still.

Kein automatischer Abgleich mit Verfügbarkeiten

Ob jemand bereits verplant, im Urlaub oder krank gemeldet war, ließ sich nur durch manuelles Gegenprüfen feststellen. Doppelbelegungen und Planungskonflikte waren eine regelmäßige Folge.

UNSERE LÖSUNG

Einsatzplanung und Projektdokumentation in einem System

Im Rahmen des Projekts wurde ein integriertes Modul für Arbeits- und Einsatzplanung innerhalb der bestehenden Plattform umgesetzt. Projekte und Kunden werden automatisch aus dem ERP-System übernommen, Verfügbarkeiten und Abwesenheiten fließen direkt aus dem Zeitbuchungs- und Abwesenheitsmodul ein. Ergänzend wurde eine zentrale Projektdokumentation eingeführt, in der Fotos, Notizen und Absprachen chronologisch und nachvollziehbar gespeichert werden. Die bisherige Excel-Planung wurde damit vollständig abgelöst und durch eine vernetzte Lösung ersetzt, in der Planung, Dokumentation und Einsatzsteuerung zusammenlaufen.

Zentrale Kalenderansicht für alle Projekte und Einsätze

Automatische ERP-Synchronisation

Alle laufenden und geplanten Projekte sind in einer gemeinsamen Kalenderansicht sichtbar, inklusive zugeteilter Mitarbeiter und Subunternehmer. Projekte und Kunden werden direkt aus dem ERP übernommen und müssen nicht mehr manuell erfasst werden. Die Geschäftsführung sieht jederzeit den aktuellen Planungsstand und kann Einsätze direkt anpassen, ohne vorher Informationen zusammensuchen zu müssen.

ERP-Anbindung

Funktionale Kalenderansicht

Echtzeit-Planungsstand

Automatische Verfügbarkeitsprüfung

Verknüpfung mit Zeitbuchung und Abwesenheitsmodul

Urlaube, Krankenstände und Zeitausgleiche werden automatisch in die Planung übernommen. Das System erkennt Überschneidungen und verhindert, dass Mitarbeiter oder Subunternehmer eingeplant werden, die nicht verfügbar sind. Der manuelle Abgleich mit separaten Listen oder Kalendern entfällt vollständig.

Abwesenheitsabgleich

Konfliktprüfung

Verfügbarkeiten in Echtzeit

Strukturierte Reaktion bei Ausfällen und Änderungen

Automatische Benachrichtigung und Ersatzvorschläge

Wenn ein Mitarbeiter oder Subunternehmer kurzfristig ausfällt, werden betroffene Projekte sofort markiert und die verantwortlichen Personen benachrichtigt. Das System schlägt auf Basis vorhandener Daten geeignete Ersatzpersonen vor und unterstützt bei der Umplanung. Die Reaktion auf Ausfälle erfolgt damit strukturiert und nachvollziehbar statt improvisiert und unter Zeitdruck.

Ausfallmanagement

Ersatzvorschläge

Automatische Umplanung

Persönliche Einsatzübersicht für Mitarbeiter und Subunternehmer

Jederzeit abrufbare Einsatzplanung

Jeder Mitarbeiter und Subunternehmer hat Zugriff auf seine eigene Einsatzübersicht und sieht frühzeitig, welches Projekt wann ansteht und welche Aufgaben geplant sind. Informationen müssen nicht mehr kurzfristig per Telefon oder E-Mail weitergegeben werden. Das reduziert Rückfragen, Missverständnisse und den täglichen Abstimmungsaufwand spürbar.

Mitarbeiter-Ansicht

Subunternehmer-Zugang

Einsatzdetails

Zentrale Projektdokumentation mit vollständiger Historie

Alle Projektinformationen zentral und nachvollziehbar gespeichert

Für jedes Projekt werden Fotos, Notizen, Absprachen und Änderungen chronologisch in der Plattform gespeichert. Damit ist jederzeit nachvollziehbar, was bei einem vorherigen Termin erledigt oder vereinbart wurde. Informationen sind nicht mehr an das Gedächtnis einzelner Personen gebunden, sondern zentral und für alle Berechtigten abrufbar.

Projekthistorie

Fotodokumentation

Revisionssichere Dokumentation

Durch Schnittstellen verbunden mit:

ERP

ERP-System

Projekte, Kunden, Stammdaten

ZBM

Zeitbuchungsmodul

Arbeitszeiten und Verfügbarkeiten

AWM

Abwesenheitsmodul

Urlaube, Krankenstände und Zeitausgleiche

ERGEBNIS

Von Excel zur automatisierten Projekt- und Einsatzplanung

Das Unternehmen plant seine Einsätze heute über ein zentrales System, in dem Projekte, Mitarbeiter und Verfügbarkeiten automatisch zusammenlaufen. Änderungen wie Krankenstände oder neue Aufträge werden direkt in der Planung berücksichtigt, ohne dass jemand manuell abgleichen oder informieren muss. Mitarbeiter und Subunternehmer können ihre Einsätze eigenständig einsehen und die Geschäftsführung hat jederzeit einen aktuellen Überblick über alle laufenden und geplanten Projekte. Die gesamte Planung ist nachvollziehbar und revisionssicher dokumentiert, nicht mehr an eine einzelne Person gebunden und strukturell auf weiteres Wachstum vorbereitet.

~70%

weniger manueller Planungs-
aufwand pro Woche

100%

aller Projektinformationen
zentral dokumentiert und abrufbar

KEINE

Abhängigkeit von
Einzelpersonen

Ähnliche Ausgangslage?

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