KI-Assistent für technische Normen: quellenbasiert und verständlich aufbereitet
- Elektrotechnik & Anlagenbau
- 70 Mitarbeiter
- Salzburg
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- Salzburg
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AUSGANGSLAGE
Verteilte Normdokumente, manuelle Suche und fehleranfällige Interpretation
Ein Unternehmen aus dem Bereich Elektrotechnik und Anlagenbau mit rund 70 Mitarbeitern ist in seiner täglichen Projektarbeit auf eine Vielzahl technischer Normen angewiesen. Österreichische und europäische Normen sowie interne Richtlinien sind bei Planung, Umsetzung und Dokumentation von Projekten zwingend zu berücksichtigen. Eine zentrale, strukturierte Möglichkeit, auf dieses Wissen zuzugreifen, existierte nicht.
Die relevanten Normdokumente waren in verschiedenen Ordnerstrukturen abgelegt. Mitarbeiter mussten bei fachlichen Fragestellungen manuell nach den zutreffenden Dokumenten suchen, die relevanten Abschnitte eigenständig identifizieren und deren Bedeutung im jeweiligen Projektkontext selbst einordnen. Dieser Prozess war zeitaufwändig, stark von individueller Erfahrung abhängig und lieferte keine einheitlichen Ergebnisse – je nach Mitarbeiter und Wissensstand fiel die Interpretation derselben Norm unterschiedlich aus.
Besonders betroffen waren die Bereiche Planung, Projektabwicklung und technische Ausarbeitung. Gerade dort, wo Normenkonformität direkt über Qualität und rechtliche Absicherung entscheidet, war der Zugang zu verlässlichem Normenwissen weder schnell noch standardisiert. Die Informationsbeschaffung war unbeliebt, fehleranfällig und band wertvolle Arbeitszeit – ohne dass das Ergebnis strukturiert dokumentiert oder für andere Mitarbeiter nachvollziehbar festgehalten wurde.
PROBLEM
Zeitaufwändig, fehleranfällig und nicht standardisiert
Technische Normen und interne Richtlinien waren im Unternehmen vorhanden, aber nicht strukturiert zugänglich. Jede fachliche Fragestellung erforderte eine manuelle Suche durch umfangreiche Dokumente, deren Ergebnis stark vom Wissen und der Erfahrung des jeweiligen Mitarbeiters abhing. Eine einheitliche, nachvollziehbare Grundlage für die Interpretation technischer Anforderungen fehlte. Mit wachsender Projektanzahl und steigender Normenkomplexität verstärkte sich dieses Problem proportional – mehr Projekte bedeuteten mehr Recherchen, mehr Zeitaufwand und ein höheres Risiko für fehlerhafte oder uneinheitliche Ergebnisse.
Kein strukturierter Zugang zu Normenwissen
Relevante Normdokumente waren in verteilten Ordnerstrukturen abgelegt. Mitarbeiter mussten bei jeder fachlichen Fragestellung manuell nach den zutreffenden Dokumenten suchen, ohne zentrale Suchlogik oder semantische Unterstützung. Der Aufwand war hoch und das Ergebnis stark von der Erfahrung des Suchenden abhängig.
Fehleranfällige und uneinheitliche Interpretation
Dieselbe Norm wurde je nach Mitarbeiter und Wissensstand unterschiedlich interpretiert. Eine strukturierte, nachvollziehbare Grundlage für die Einordnung technischer Anforderungen im Projektkontext existierte nicht. Fehler in der Interpretation blieben oft unbemerkt und wirkten sich direkt auf Planungs- und Umsetzungsqualität aus.
Binden von wertvoller Arbeitszeit
Die Informationsbeschaffung band Mitarbeiter aus Planung, Projektabwicklung und technischer Ausarbeitung regelmäßig für Tätigkeiten, die keinen direkten fachlichen Mehrwert erzeugten. Zeit, die für die eigentliche Projektarbeit benötigt wurde, ging für manuelle Recherchen verloren.
Kein strukturiertes Wissensmanagement
Rechercheergebnisse wurden nicht zentral dokumentiert. Wissen, das ein Mitarbeiter durch aufwändige Recherche erarbeitet hatte, stand anderen Mitarbeitern nicht zur Verfügung. Dieselben Fragen wurden wiederholt neu recherchiert, ohne dass ein gemeinsamer Wissensstand entstand.
UNSERE LÖSUNG
KI-Assistent mit Anbindung an Normen und interne Richtlinien
Im Rahmen des Projekts wurde ein KI-gestütztes Modul als integrierter Bestandteil der bestehenden Plattform implementiert. Mitarbeiter können Fragen zu technischen Normen, internen Richtlinien und projektrelevanten Dokumenten direkt im System stellen und erhalten strukturiert aufbereitete Antworten mit konkreten Quellenangaben. Die hinterlegten Normdokumente und internen Richtlinien werden automatisch versioniert und mit Berechtigungen verwaltet, sodass Mitarbeiter stets auf freigegebene und aktuelle Inhalte zugreifen. Die bisherige manuelle Dokumentensuche in verteilten Ordnerstrukturen wurde vollständig abgelöst.
Normenfragen strukturiert und quellenbasiert beantwortet
KI-gestützte Antwortaufbereitung mit direkter Dokumentenverknüpfung
Mitarbeiter stellen Fragen in natürlicher Sprache und erhalten strukturiert aufbereitete Antworten mit konkreten Quellenangaben – Norm, Abschnitt und Version werden automatisch referenziert. Die zugrunde liegenden Dokumente können direkt im System aufgerufen und geprüft werden. Interpretationsfehler durch manuelle Recherche werden dadurch strukturell vermieden.
KI-Assistent
Quellenreferenzierung
Normenzugang
Internes Wissen zentral und einheitlich verfügbar
Automatische Anbindung an interne Richtlinien und freigegebene Dokumente
Neben technischen Normen greift der KI-Assistent auf hinterlegte interne Richtlinien und Dokumente zu. Mitarbeiter erhalten damit nicht nur normrelevante Antworten, sondern auch Auskunft zu internen Vorgaben und projektspezifischen Anforderungen. Wissen, das bisher an einzelnen Mitarbeitern hing, ist damit zentral und einheitlich abrufbar.
Interne Richtlinien
Wissensmanagement
Einheitlicher Wissensstand
Normdokumente versioniert und berechtigungsgesteuert verwaltet
Integrierte Normenverwaltung mit Upload, Versionierung und Freigabeprozess
Neue Normdokumente können direkt in das System hochgeladen, versioniert und für berechtigte Mitarbeiter freigegeben werden. Mitarbeiter greifen damit stets auf aktuelle und freigegebene Inhalte zu. Veraltete Versionen werden automatisch archiviert und sind nicht mehr aktiv abrufbar. Der administrative Aufwand für die Dokumentenpflege wird deutlich reduziert.
Reklamationserfassung
Strukturierte Weiterleitung
Anliegen-Historie
Externe Quellen gezielt und transparent eingebunden
Konfigurierbare Einbindung externer Inhalte mit klarer Kennzeichnung
Sofern gewünscht, kann der KI-Assistent zusätzlich externe Quellen aus dem Internet einbeziehen. Externe Inhalte werden in der Antwort klar gekennzeichnet und von internen Dokumenten unterschieden. Damit bleibt die Verlässlichkeit der Antworten jederzeit nachvollziehbar, ohne den Zugang zu ergänzenden externen Informationen einzuschränken.
Externe Quellen
Transparente Kennzeichnung
Konfigurierbare Einbindung
Durch Schnittstellen verbunden mit:
ERP
ERP-System
Projekte, Kunden, Stammdaten
DOC
Normdokumente
Normen, Richtlinien, freigegebene Dokumente
WEB
Externe Quellen
Konfigurierbare Internetquellen
ERGEBNIS
Von verteilten Dokumenten zu strukturiertem Normenwissen
Mit der Einführung des KI-Assistenten hat sich der Umgang mit technischen Normen und internen Richtlinien im Unternehmen grundlegend verändert. Mitarbeiter aus Planung, Projektabwicklung und technischer Ausarbeitung erhalten Antworten auf normrelevante Fragen heute direkt, strukturiert und mit nachvollziehbaren Quellenangaben. Der zeitaufwändige Prozess der manuellen Dokumentensuche und eigenständigen Interpretation entfällt, wodurch Arbeitszeit für die eigentliche Projektarbeit gewonnen wird. Gleichzeitig ist sichergestellt, dass alle Mitarbeiter auf Basis derselben freigegebenen und aktuellen Dokumente arbeiten. Die Grundlage dafür ist ein System, das mit wachsender Dokumentenbasis und steigender Projektanzahl keinen proportional höheren Rechercheaufwand erzeugt.
~75%
Reduktion des Zeitaufwands
für normrelevante Recherchen
100%
Quellenbasierte Antworten mit
direkter Dokumentenverknüpfung
1
zentrale Wissensquelle für alle
Mitarbeiter und Abteilungen
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