Personalprozesse digitalisieren: von Papier und Excel zur Echtzeit-Transparenz
- Elektro- und Installationstechnik
- 18 Mitarbeiter
- Oberösterreich
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AUSGANGSLAGE
Stundenzettel, Excel-Listen und ein Wandkalender
Das Unternehmen ist ein Elektro- und Installationsbetrieb mit rund 18 Mitarbeitern und Schwerpunkt auf Beleuchtungstechnik und Lichtplanung. Wie in vielen Handwerksbetrieben und KMU waren die Personalprozesse über Jahre gewachsen und wurden mit den Mitteln organisiert, die gerade verfügbar waren: Papier, Excel und mündliche Absprachen.
Die Zeiterfassung funktionierte über ausgedruckte Stundennachweis-Formulare. Jeder Mitarbeiter trug täglich seine geleisteten Stunden handschriftlich ein, allerdings nur als Gesamtsumme pro Tag. Beginn, Ende und Pausen wurden nicht erfasst. Am Freitag gaben die Mitarbeiter ihre Zettel beim Vorgesetzten ab, der sämtliche Werte manuell in eine zentrale Excel-Datei übertrug und diese später per E-Mail an die externe Lohnverrechnung weiterleitete.
Urlaubs- und Zeitausgleichsanträge liefen ähnlich ab: Formulare ausdrucken, handschriftlich ausfüllen, im Büro abgeben. Der Vorgesetzte genehmigte den Antrag, trug ihn in eine Excel-Arbeitsplanung ein und übertrug die Information zusätzlich auf einen handschriftlichen Wandkalender. Mitarbeiter prüften vor der Antragstellung am Wandkalender, ob Kollegen im gewünschten Zeitraum bereits abwesend waren.
Krankenstände wurden telefonisch gemeldet. Ärztliche Bestätigungen kamen nach dem Krankenstand in Papierform ins Büro, wurden dort eingescannt und per E-Mail an die Lohnverrechnung weitergeleitet.
PROBLEM
Fehleranfällig, aufwendig und personenabhängig
Die Prozesse liefen seit Jahren in dieser Form. Sie waren funktional, aber gleichzeitig fehleranfällig, rechtlich riskant und vollständig an einzelne Personen gebunden. Im Alltag wurde das akzeptiert, weil es keine Alternative gab und das Tagesgeschäft keinen Raum ließ, sich strukturell damit auseinanderzusetzen. Das Muster zog sich dabei durch alle Personalprozesse: Jeder Ablauf, der über mehrere Personen und Zwischenschritte lief, war anfällig für Verzögerungen, Übertragungsfehler und Informationsverlust. Je mehr das Unternehmen wuchs, desto stärker wirkten sich diese Schwachstellen aus.
Mehrfache Datenhaltung
Jede Stunde wird 3x erfasst: Papier, Excel, Lohnverrechnung. Jede Übergabe ist eine Fehlerquelle und kostet Zeit.
Arbeitsrechtliche Risiken
Keine Dokumentation von Pausen, Ruhezeiten oder Höchstarbeitszeiten. Im Prüffall gibt es keine Nachweise.
Fehlende Echtzeit-Übersicht
Geschäftsführung sieht Stunden erst am Monatsende. Eine kurzfristige Steuerung und Kontrolle ist nicht möglich.
Personenabhängigkeit
Eine Person pflegt die Excel, den Wandkalender und die Weiterleitung zur Lohnverrechnung. Bei Ausfall steht alles still.
UNSERE LÖSUNG
Eine zentrale Plattform für alle Personalprozesse
Im Rahmen der Zusammenarbeit wurde für das Unternehmen eine zentrale Digitalisierungsplattform aufgebaut, in der sämtliche digitalisierten Prozesse gebündelt und miteinander vernetzt sind. Das Zeit- und Abwesenheitsmodul ist eines von mehreren Modulen innerhalb dieser Plattform. Dadurch greifen Zeiterfassung, Abwesenheiten, Arbeitsplanung, Projektdaten und Lohnverrechnung automatisch ineinander, ohne manuelle Zwischenschritte oder separate Systeme.
Digitale Zeiterfassung mit Projektbezug
Automatische ERP-Synchronisation
Mitarbeiter erfassen ihre Arbeitszeit per Start/Stop am Desktop oder mobil. Pausen werden aktiv dokumentiert, rückwirkende Änderungen sind technisch für Mitarbeiter ausgeschlossen. Jede Buchung wird automatisch dem zugehörigen Projekt und Kunden zugeordnet und direkt ins ERP übertragen. Die Daten stehen der Lohnverrechnung monatlich automatisch zur Verfügung, ein manueller Export ist nicht mehr notwendig.
ERP-Anbindung
Automatische Übergaben
Projektbezogene Buchungen
Automatische Prüfung arbeitsrechtlicher Vorgaben
Kontinuierliche Prüfung im Hintergrund
Das System prüft automatisch und in Echtzeit auf Einhaltung von Ruhezeiten, Mindestpausen, Maximalarbeitszeiten und vertragliche Soll-Arbeitszeiten. Bei Verstößen werden Mitarbeiter und Vorgesetzte automatisch benachrichtigt. Korrekturen erfordern eine dokumentierte Freigabe, sämtliche Änderungen werden historisch protokolliert.
AZG-konform
Revisionssicher
Jederzeit nachweisbar
Digitales Abwesenheitsmanagement
Automatische Salden- und Konfliktprüfung
Urlaub, Zeitausgleich und Krankenstände werden direkt in der Plattform beantragt und verarbeitet. Das System prüft automatisch verfügbare Salden und Überschneidungen mit Kollegen. Genehmigte Abwesenheiten fließen automatisch in die Zeitbilanzen und in die Arbeitsplanung ein. Ärztliche Bestätigungen werden digital hochgeladen und stehen Vorgesetzten sowie der Lohnverrechnung sofort zur Verfügung.
Saldenprüfung
Genehmigungsprozess
Arbeitsplanung
Echtzeit-Transparenz und Steuerung
Live-Dashboards & Exporte für Geschäftsführung
Die Geschäftsführung hat jederzeit Zugriff auf Live-Übersichten aller Arbeitszeiten, Soll-Ist-Abgleiche, Überstunden- und Urlaubssalden. Reports werden auf Knopfdruck generiert, Exporte für die Lohnverrechnung automatisch bereitgestellt. Alle Daten sind mit der Projekt- und Arbeitsplanung verknüpft, sodass Auslastung und Verfügbarkeit zentral steuerbar sind.
Live-Dashboard
Auswertungen
Projektplanung
Durch Schnittstellen verbunden mit:
ERP
ERP-System
Projekte, Kunden, Stammdaten
LV
Lohnverrechnung
Stunden, Abwesenheiten, Exporte
AP
Arbeitsplanung
Verfügbarkeit, Auslastung
ERGEBNIS
Von Papier und Excel zur vollständig digitalisierten Plattform
Sämtliche Papierformulare und Excel-Dateien in den Personalprozessen wurden vollständig ersetzt. Was vorher über mehrere Personen, Medienbrüche und manuelle Übergaben lief, funktioniert heute automatisiert innerhalb einer zentralen Plattform. Die Geschäftsführung hat jederzeit Zugriff auf aktuelle Daten und trifft Entscheidungen auf dieser Grundlage. Das Unternehmen ist nicht mehr auf das Wissen oder die Verfügbarkeit einzelner Personen angewiesen, sondern arbeitet mit einer Struktur, die stabil läuft und mitwächst.
~80%
Reduktion des
Administrativen Aufwands
100%
Revisionssichere
arbeitsrechtliche Dokumentation
1
Zentrale Plattform
statt verteilter Systeme
Ähnliche Ausgangslage?
In einer kostenlosen Erstanalyse verschaffen wir uns gemeinsam einen Überblick über Ihre Abläufe und zeigen, wo konkretes Optimierungspotenzial steckt und sich Digitalisierung wirtschaftlich lohnt.