In vielen Unternehmen laufen tägliche Prozesse noch immer manuell ab – sei es das Weiterleiten von E-Mails, das Aktualisieren von Listen oder das Freigeben von Dokumenten. Das kostet Zeit, ist fehleranfällig und lenkt von wichtigeren Aufgaben ab. Genau hier setzt Power Automate an: Mit gezielten Automatisierungen lassen sich Abläufe optimieren, ohne dass ganze Systeme umgestellt werden müssen.

Doch wo lohnt sich Automatisierung am meisten? Welche Prozesse lassen sich mit minimalem Aufwand verbessern? Und wie kann man den ersten Schritt machen, ohne in einer komplexen Workflow-Planung zu versinken?

Die größten Zeitfresser in Unternehmen

Viele Unternehmen kämpfen mit ineffizienten Prozessen, oft weil sie historisch gewachsen sind. Häufige Beispiele sind:

🔹 Manuelle Genehmigungen: Mitarbeiter senden Anfragen per E-Mail, warten auf eine Antwort und haken ggf. noch telefonisch nach.
🔹 Datenübertragungen zwischen Systemen: Informationen werden aus einer Anwendung exportiert und händisch in eine andere kopiert.
🔹 Wiederkehrende E-Mail-Benachrichtigungen: Teammitglieder müssen regelmäßig über Statusupdates oder neue Dateien informiert werden.
🔹 Sortieren und Ablegen von Dokumenten: Eingehende E-Mails enthalten Rechnungen, die manuell heruntergeladen und in den richtigen Ordner verschoben werden.
🔹 Erstellen von Reportings: Daten müssen regelmäßig aus verschiedenen Quellen zusammengetragen und in Dashboards aktualisiert werden.

Jede dieser Aufgaben dauert einzeln betrachtet vielleicht nur ein paar Minuten. Aber über Wochen und Monate summiert sich der Aufwand zu ganzen Arbeitswochen – Zeit, die für wichtigere Tätigkeiten fehlen kann.

Wie kleine Automationen große Wirkung zeigen

Der Schlüssel zu einer erfolgreichen Automatisierung ist es, klein anzufangen. Statt einen kompletten Prozess von Grund auf neu zu gestalten, kann man gezielt einzelne repetitive Aufgaben durch Automationen ersetzen.

Einige einfache, aber effektive Automatisierungen mit Power Automate:

✅ Schnellere Freigaben: Statt per E-Mail zu fragen, kann ein automatisierter Flow eine Genehmigungsanfrage direkt in Microsoft Teams oder per Outlook senden. Der Vorgesetzte kann mit einem Klick entscheiden – ohne lange Wartezeiten.

✅ Automatische Dokumentenablage: Power Automate kann E-Mail-Anhänge direkt in SharePoint oder OneDrive ablegen, mit einer passenden Benennung und Sortierung. Das spart nicht nur Zeit, sondern macht Dokumente auch besser auffindbar.

✅ Echtzeit-Benachrichtigungen in Teams: Ein Unternehmen kann sich per Teams informieren lassen, sobald eine kritische E-Mail eintrifft oder eine Datei in einer bestimmten SharePoint-Bibliothek gespeichert wird.

✅ Datenübertragung ohne Copy-Paste: Eingaben aus einem Webformular können automatisch in eine Excel-Datei oder ein CRM-System übertragen werden – ohne menschliche Fehler durch manuelle Übertragungen.

Schritt für Schritt zur Automatisierung

Wie startet man am besten mit Power Automate, ohne direkt in eine riesige Prozessumstellung einzusteigen?

🔹 1. Den größten Engpass identifizieren: Welche wiederkehrende Aufgabe hält Mitarbeiter am meisten auf?
🔹 2. Eine einfache Automatisierung testen: Eine kleine, sofort spürbare Verbesserung umsetzen – z. B. eine automatische E-Mail-Benachrichtigung oder eine Datenablage.
🔹 3. Feedback sammeln und optimieren: Funktioniert die Automatisierung in der Praxis? Sind Anpassungen nötig?
🔹 4. Skalieren: Nach den ersten Erfolgen lassen sich weitere Prozesse automatisieren oder bestehende Flows ausbauen.

👉 Mögliche Grafik: Ein schrittweiser Prozess zur Automatisierung in vier Stufen („Von der Idee zur Automatisierung“).

Fazit: Kleine Schritte, große Wirkung

Power Automate ist kein Werkzeug, das ganze Unternehmensprozesse über Nacht verändert – aber es kann helfen, viele kleine, zeitraubende Aufgaben zu automatisieren und so die Effizienz zu steigern.

Unternehmen, die früh mit Automatisierungen starten, profitieren langfristig: Weniger manuelle Arbeit bedeutet weniger Fehler, schnellere Prozesse und zufriedenere Mitarbeiter.

🚀 Welche Prozesse in deinem Unternehmen könnten von einer Automatisierung profitieren? Schreib uns oder lass uns gemeinsam deine Workflows analysieren!