Geräteverwaltung digitalisieren: Geräte, Werkzeuge und Fahrzeuge zentral verwalten
- Elektrotechnik & Anlagenbau
- 50 Mitarbeiter
- Wien
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AUSGANGSLAGE
Excel, WhatsApp-Nachrichten und mündliche Absprachen
Ein Unternehmen aus dem Bereich Elektrotechnik und E-Installationen mit mehreren Dutzend Mitarbeitern verwaltet im Betriebsalltag eine große Anzahl an Werkzeugen, Maschinen, Geräten und Fahrzeugen. Diese Ressourcen werden regelmäßig von Mitarbeitern für Baustelleneinsätze benötigt, ausgeliehen und zurückgebracht. Die Koordination dahinter war lange Zeit alles andere als einfach.
Die gesamte Dokumentation der Ausleihen lief über eine zentral geführte Excel-Datei, die von mehreren Verwaltungspersonen gleichzeitig gepflegt wurde. Das Ergebnis waren unvollständige Einträge, widersprüchliche Informationen und regelmäßige Verzögerungen, weil niemand den aktuellen Stand zuverlässig kannte.
Wollte ein Mitarbeiter ein Gerät oder Fahrzeug reservieren, lief das über mündliche Absprache, eine kurze WhatsApp-Nachricht oder eine E-Mail. Eine strukturierte Reservierungslogik oder automatische Verfügbarkeitsprüfung existierte nicht. Ob ein bestimmtes Gerät zum gewünschten Zeitpunkt verfügbar war, ließ sich nur durch Nachfragen klären — und selbst dann war die Antwort nicht immer verlässlich.
Aus- und Rückgaben wurden nicht eindeutig dokumentiert. Wer welches Gerät wann hatte, war im Nachhinein kaum nachvollziehbar. Die Koordination band nahezu eine vollständige Mitarbeiterressource, die sich täglich mit Abstimmung, Nachverfolgung und der Pflege der Excel-Datei beschäftigte.
PROBLEM
Unklare Verfügbarkeit, fehlende Historie und hoher Koordinationsaufwand
Die Ursache lag nicht an einzelnen Mitarbeitern, sondern an einer fehlenden zentralen Übersicht: An keiner Stelle war verlässlich hinterlegt, welche Geräte verfügbar, ausgegeben oder unterwegs waren. Verfügbarkeiten, Standorte und aktuelle Zuständigkeiten lagen verteilt bei mehreren Personen, in einzelnen Nachrichten und in einer Liste, die selten den tatsächlichen Stand abbildete, sodass jede Auskunft zunächst manuell zusammengetragen werden musste. Mit wachsendem Gerätebestand und steigender Zahl gleichzeitiger Einsätze nahm dieser Koordinationsaufwand überproportional zu und band immer mehr Arbeitszeit, ohne den eigentlichen Betrieb voranzubringen.
Keine verlässliche Verfügbarkeit
Ob ein Gerät zum benötigten Zeitpunkt frei war, ließ sich nur durch Nachfragen feststellen, und die Information war häufig bereits überholt. Dadurch kam es regelmäßig zu Doppelreservierungen und kurzfristigen Engpässen im Einsatz.
Keine nachvollziehbare Historie
Aus- und Rückgaben wurden nicht strukturiert festgehalten, sodass im Nachhinein kaum feststellbar war, wer ein Gerät zuletzt genutzt hatte. Bei Schäden oder Verlusten fehlte jede belastbare Grundlage zur Klärung.
Verwaltung an einzelne Personen gebunden
Die gesamte Koordination lief über wenige Verwaltungspersonen und band nahezu eine volle Personalressource. Fiel eine dieser Personen aus, verlangsamte sich die Geräteverwaltung spürbar.
Stillstände auf der Baustelle
Fehlte ein Gerät unerwartet oder war es bereits vergeben, entstanden Wartezeiten und zusätzliche Fahrten. Diese Verzögerungen kosteten Arbeitszeit auf der Baustelle und im Lager und ließen sich kaum vorausplanen.
UNSERE LÖSUNG
Digitale Verwaltung mit Reservierung und automatischer Verfügbarkeitsprüfung
Im Rahmen des Projekts wurde ein integriertes Modul für die Geräteverwaltung innerhalb der bestehenden Plattform umgesetzt. Sämtliche Geräte, Werkzeuge, Maschinen und Fahrzeuge werden zentral erfasst und mit allen relevanten Informationen hinterlegt, von Standort und Status bis zu anstehenden Wartungs- und Serviceterminen. Mitarbeiter reservieren benötigte Geräte direkt digital, wobei die Verfügbarkeit im gewünschten Zeitraum automatisch geprüft und Doppelreservierungen verhindert werden. Aus- und Rückgaben werden strukturiert dokumentiert und vollständig historisch nachvollziehbar, ebenso Schäden und Fehlermeldungen, die dem jeweiligen Gerät zugeordnet bleiben. Die bisherige Verwaltung über Excel wurde damit vollständig abgelöst.
Verfügbarkeit jederzeit einsehbar
Automatische Verfügbarkeitsprüfung bei jeder Reservierung
Vor jeder Reservierung prüft das System, ob das gewünschte Gerät im benötigten Zeitraum frei ist. Doppelbelegungen werden dadurch von vornherein ausgeschlossen. Mitarbeiter sehen den aktuellen Stand selbst ein, statt ihn erfragen zu müssen.
Verfügbarkeitsprüfung
Reservierung
Echtzeit-Übersicht
Lückenlose Historie von Ausgabe und Rückgabe
Strukturierte Dokumentation jedes Vorgangs
Jede Ausgabe und Rücknahme wird im System festgehalten und bleibt dauerhaft nachvollziehbar. Damit ist jederzeit ersichtlich, wer ein Gerät zuletzt genutzt hat. Bei Schäden oder Verlusten steht eine belastbare Grundlage zur Klärung bereit.
Ausgabe & Rücknahme
Nutzungshistorie
Nachvollziehbarkeit
Schäden und Wartung im Blick
Direkte Zuordnung zum jeweiligen Gerät
Schäden und Fehlermeldungen werden direkt am betroffenen Gerät erfasst und bleiben dessen Historie zugeordnet. Anstehende Wartungs- und Servicetermine sind zentral hinterlegt. Ausfälle lassen sich dadurch früher erkennen und einplanen.
Schadensmeldung
Wartungstermine
Gerätestatus
Auswertungen für Verwaltung und Geschäftsführung
Zentrale Auswertung über den gesamten Bestand
Nutzung, Verfügbarkeit und Schäden lassen sich über den gesamten Bestand auswerten. Die Verwaltung erhält eine zentrale Übersicht, ohne Informationen manuell zusammentragen zu müssen. Entscheidungen über Anschaffung oder Ersatz beruhen damit auf nachvollziehbaren Daten.
Nutzungsauswertung
Bestandsübersicht
Reporting
ERGEBNIS
Durchgängig dokumentierte Geräte- und Fuhrparkverwaltung
Heute ist im Betrieb jederzeit ersichtlich, welche Geräte, Fahrzeuge, Maschinen und Werkzeuge verfügbar, ausgegeben oder in Wartung sind, ohne dass jemand diese Information manuell zusammentragen muss. Die Koordination, die zuvor nahezu eine volle Personalressource gebunden hat, läuft strukturiert über das System, sodass diese Kapazität wieder dem eigentlichen Betrieb zur Verfügung steht. Reservierungen, Ausgaben und Rückgaben sind nachvollziehbar dokumentiert, Schäden klar zugeordnet und Engpässe früher erkennbar. Mit wachsendem Bestand und steigender Zahl an Einsätzen bleibt der Aufwand kontrollierbar, weil die Verwaltung nicht länger von einzelnen Personen und manueller Abstimmung abhängt.
1 Person
durch Wegfall der manuellen
Koordination freigespielt
0
Doppelreservierungen durch
automatische Verfügbarkeitsprüfung
100%
der Aus- und Rückgaben
lückenlos dokumentiert
Ähnliche Ausgangslage?
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