GPS-gestützte Arbeitszeiterfassung: Baustellenzeiten automatisch erfassen und verarbeiten

Hinweis zur Anonymisierung: Wir nehmen den Schutz unserer Kunden und die Vertraulichkeit ihrer internen Abläufe sehr ernst. Aus diesem Grund sind alle unsere Case Studies anonymisiert. Wenn Sie sich ein direktes Bild machen möchten, stellen wir nach Absprache gerne den Kontakt zum Unternehmen her, damit Sie sich Feedback und konkrete Ergebnisse zum Projekt persönlich einholen können.

AUSGANGSLAGE

Papierzettel auf der Baustelle, Excel beim Projektleiter, manueller Import im Backoffice

Ein Elektrotechnik-Unternehmen mit mehreren Dutzend Mitarbeitern betreibt überwiegend längerfristige Baustellen, die über Wochen oder Monate hinweg bearbeitet werden. Die Mitarbeiter fahren dabei regelmäßig dieselben Projekte an — ein Umstand, der die Zeiterfassung eigentlich vereinfachen sollte. In der Praxis war der Ablauf jedoch von Anfang bis Ende manuell organisiert.

Auf der Baustelle füllte jeder Mitarbeiter handschriftlich einen Stundenzettel aus: Startzeit, Endzeit, Kunde, Projekt. Diese Zettel wurden in unregelmäßigen Abständen an den zuständigen Projektleiter weitergegeben, der die Einträge in eine Excel-Tabelle übertrug, prüfte und die Datei anschließend ans Backoffice weiterleitete. Dort wurden die Daten manuell ins ERP-System importiert und den jeweiligen Projekten und Kunden zugeordnet.

Auf Basis dieser ERP-Daten wurde ein PDF-Bericht erstellt und manuell an den Auftraggeber versendet. Zwischen Baustelle und fertigem Bericht lagen damit mindestens drei manuelle Übergaben — zwischen Vorarbeiter, Projektleiter und Backoffice — und jede davon war ein potenzieller Fehler- und Verzögerungspunkt.

Das Backoffice war strukturell in jeden Auftrag eingebunden, ohne inhaltlichen Mehrwert zu liefern. Die eigentliche Leistung war längst erbracht, die Verarbeitung der Daten band trotzdem Zeit und Personal.

PROBLEM

Mehrfacherfassung, Übertragungsfehler und gebundenes Backoffice

Dieselben Daten wurden im Laufe des Prozesses dreimal erfasst: erst handschriftlich auf dem Zettel, dann in Excel, dann im ERP. Jede Übergabe war eine weitere Gelegenheit für Fehler, Verzögerungen oder fehlende Einträge. Unleserliche Handschrift, vergessene Einträge oder falsch zugeordnete Projekte fielen erst im Backoffice auf, zu einem Zeitpunkt, an dem eine Korrektur Rückfragen und zusätzlichen Aufwand bedeutete. Der Projektleiter fungierte dabei als manueller Datenvermittler, das Backoffice konnte erst arbeiten, wenn alle Zettel vollständig eingegangen waren, und skalierbar war dieser Ablauf in keiner Weise.

Mehrfacherfassung

Dieselben Zeitdaten wurden im Laufe des Prozesses dreimal erfasst: handschriftlich auf dem Stundenzettel, manuell in die Excel-Tabelle übertragen und anschließend ins ERP importiert. Jeder dieser Schritte kostete Zeit und war eine eigenständige Fehlerquelle.

Verzögerte Verarbeitung

Das Backoffice konnte erst mit der Weiterverarbeitung beginnen, wenn alle Stundenzettel vollständig eingegangen waren. Fehlende, unleserliche oder falsch ausgefüllte Einträge blockierten den gesamten Ablauf und verzögerten die Erstellung des Kundenberichts.

Gebundene Ressourcen

Projektleiter und Backoffice waren strukturell in jeden einzelnen Auftrag eingebunden, nicht zur inhaltlichen Steuerung, sondern ausschließlich zur manuellen Datenweitergabe und Prüfung. Eine Tätigkeit, die keinen unternehmerischen Mehrwert erzeugte, aber regelmäßig Kapazität band.

Fehlende Skalierbarkeit

Mit jedem zusätzlichen Projekt wuchs der administrative Aufwand proportional mit. Mehr Baustellen bedeuteten mehr Zettel, mehr Übergaben und mehr manuelle Importe, ohne dass sich an der grundlegenden Prozessstruktur irgendetwas verändert hätte.

UNSERE LÖSUNG

GPS-gestützte Zeiterfassung mit ERP-Anbindung

Im Rahmen des Projekts wurde ein GPS-basiertes Zeiterfassungsmodul innerhalb der bestehenden Plattform implementiert und eng an das Zeitbuchungsmodul sowie das ERP-System angebunden. Für jede Baustelle werden vorab definierte GPS-Bereiche hinterlegt, sodass die Zeiterfassung automatisch startet, sobald ein Mitarbeiter das Gelände betritt, und endet, wenn er es verlässt. Die Zeitbuchung wird dabei automatisch dem richtigen Projekt zugeordnet, ohne dass der Mitarbeiter etwas notieren, abgeben oder übertragen muss. Der Projektleiter prüft und gibt die Zeiten per Klick frei, woraufhin die Daten automatisch ins ERP übertragen, der Kundenbericht generiert und direkt an den Auftraggeber versendet werden.

GPS-basierte Zeiterfassung

Zeiterfassung läuft automatisch im Hintergrund

Für jede Baustelle werden vorab GPS-Bereiche definiert. Betritt ein Mitarbeiter das Gelände, startet die Zeiterfassung automatisch und ordnet die Buchung dem richtigen Projekt zu. Verlässt er den Bereich, wird die Buchung beendet. Eine manuelle Erfassung ist nicht mehr erforderlich.

GPS-Erkennung

Automatische Projektzuordnung

ERP-Synchronisation

Projektleiter behalten die Kontrolle

Zentrales Freigabe-Dashboard mit Korrekturmöglichkeit

Alle Zeitbuchungen sind in einem zentralen Dashboard übersichtlich dargestellt. Der Projektleiter prüft die Einträge und gibt sie per Klick frei. Bei Bedarf können Zeiten korrigiert werden, bevor sie weiterverarbeitet werden. Excel-Listen und das Einsammeln von Zetteln entfallen vollständig.

Freigabe-Dashboard

Korrekturmöglichkeit

Projektbezogene Übersicht

ERP-Übergabe und Berichtsversand ohne Backoffice-Einbindung

Vollautomatische Weiterverarbeitung nach Freigabe

Nach der Freigabe durch den Projektleiter werden die Zeitdaten automatisch ins ERP übertragen und dem jeweiligen Projekt zugeordnet. Der Kundenbericht wird unmittelbar generiert und direkt an den Auftraggeber versendet. Das Backoffice ist in diesen Ablauf nicht mehr eingebunden.

ERP-Übergabe

Automatischer Berichtsversand

Kein manueller Import

Konfigurierbare Erfassung für Sondersituationen

Optionale Bestätigung oder Korrektur durch den Mitarbeiter

Die GPS-Erfassung läuft automatisch im Hintergrund, lässt aber gezielt Spielraum für Ausnahmen. Je nach Konfiguration können Mitarbeiter den erfassten Beginn oder das Ende einer Buchung bestätigen oder bei Bedarf korrigieren. So bleibt der Prozess automatisiert, ohne dass Sondersituationen zu Fehlbuchungen führen.

Optionale Bestätigung

Korrekturmöglichkeit

Konfigurierbar

Durch Schnittstellen verbunden mit:

ERP

ERP-System

Projekte, Kunden, Stammdaten

ZBM

Zeitbuchungsmodul

Zeiterfassung, Buchungshistorie, Freigaben

APP

Mobile App

iOS & Android: GPS-Erkennung, Standortdaten

ERGEBNIS

Zeiterfassung und Berichtsversand vollständig automatisiert

Wo zuvor drei manuelle Übergaben zwischen Baustelle, Projektleiter und Backoffice notwendig waren, läuft der gesamte Prozess heute automatisiert ab. Mitarbeiter erfassen keine Stundenzettel mehr, das Backoffice übernimmt keine Dateneingaben und der Projektleiter gibt Zeiten zentral per Klick frei. Das Unternehmen hat damit den administrativen Aufwand pro Projekt deutlich reduziert und gleichzeitig die Fehlerquellen eliminiert, die durch mehrfache manuelle Erfassung entstanden. Zeitdaten sind unmittelbar nach Freigabe im ERP verfügbar, Kundenberichte werden automatisch versendet und der gesamte Ablauf ist nachvollziehbar dokumentiert.

~90%

Reduktion des administrativen Aufwands
im Zeiterfassungsprozess

100%

Automatische ERP-Übergabe
nach Projektleiter-Freigabe

1

zentrales Dashboard statt
Papier, Excel & ERP

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